La gestione del magazzino è una delle attività di rilievo all’interno di un punto vendita Garden Center per tenere sotto controllo le scorte dei prodotti presenti nel punto vendita. Tutte le operazioni che rientrano nella tipologia della logisica in entrata sono funzionali all’acquisizione di informazioni utili per diversi motivi tra i quali ricordiamo:
- giacenza dei prodotti
- generazione del valore di acquisto
- capacità di riordino dei prodotti in tempo utile
Per ottenere il massimo dell’automatismo e impiegare il sistema gestionale OK al meglio sarebbe opportuno seguire un ciclo ben definito di lavorazione dei prodotti in entrata che partendo dall’ordine al fornitore giunge fino al carico di magazzino.
Vediamo i passaggi principali:
Ordine al fornitore
Per prima cosa è necessario realizzare l’ordine fornitore utilizzando l’apposita funzione all’interno del software Ok. Accedendo al menù Ordini-Nuovo ordine fornitore si apre la maschera per la compilazione dei dati riguardanti il fornitore, la data dell’ordine e della consegna, il tipo di ordine, le condizioni di pagamento, il trasporto, il porto e le note dell’ordine:
Questa operazione genererà una disponibilità futura per il prodotto che potrà esere visualizzata nell’estratto conto speed dell’articolo. Al termine della compilazione, l’ordine può essere inviato al fornitore via email mediante la procedura gestionale stessa:
Carico di magazzino
Nel momento in cui la merce arriverà al punto vendita sarà possibile realizzare il carico di magazzino semplicemente trasformando l’ordine precedentemente fatto in un documento di carico che andrà a movimentare le giacenze dell’articolo. La semplicità di questa trasformazione sta nel fatto che aprendo un nuovo carico di magazzino dalla funzione apposita (MAGAZZINO-CARICHI DI MAGAZZINO) si potrà eseguire un drag&drop (ovvero un trascinamento con il mouse) riportando le informazioni dell’ordine direttamente nel carico:
Questa operazione avvantaggia notevolmente l’operatore che non dovrà riportare manualmente tutte le voci di carico (quantità, prezzi di acquisto, ecc.), ma potrà stampare immediatamente le etichette da apporre sui prodotti, laddove fosse necessario, e fare un controllo delle eventuali differenze tra l’ordinato e il ricevuto dal fornitore. Qualora il carico corrisponda esattamente all’ordine, esso verrà considerato evaso, oppure in caso di evasione parziale il software OK ne terrà conto archiviandolo per un richiamo successivo.
Carico di magazzino da file Xml del fornitore
In alternativa il gestionale OK permette anche il carico da fattura del fornitore in formato Xml. Esiste una funzione specifica che può essere richiamata selezionando la creazione di un nuovo carico come evidenziato nell’immagine qui sotto:
Importando il file xml del fornitore dall’apposito bottone “Importa fattura fornitore” si otterrà la lista degli articoli da caricare in magazzino completi di prezzi e quantità. In questa fase si dovrà abbinare il codice articolo del fornitore con il proprio codice o in alternativa, se si tratta di una nuova referenza, lasciare che la procedura OK generi in automatico l’anagrafica dell’articolo.
Sei interessato a scoprire le funzionalità del software Ok?