Categoria: Software gestionale

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Come inviare la posta dal gestionale OK

L’invio della posta elettronica con il software OK è una funzione integrata che permette all’operatore di inviare documenti (fatture, ddt, ordini, ecc.) direttamente dal gestionale. L’attività viene gestita dalle impostazione dei parametri generali nel menù Generali-Impostazioni di base azienda-Parametri mail

Vediamo nell’ordine i parametri da inserire:

Parametri server

server SMTP: è l’indirizzo del server per la posta in uscita del fornitore del servizio di posta elettronica (Aruba, Gmail, ecc.)

porta: qui bisogna indicare la porta da utilizzare per la posta in uscita (di solito per il protocollo di sicurezza SSL è 465 o 587). Questi parametri devono essere reperiti dal fornitore del servizio di posta.

usa SSL: indica se utilizzare o meno il potocollo di sicurezzaSSL (fortemente consigliato)

login e password: sono le credenziali di posta che solitamente si usano per spedire la posta (assegnate dal gestore del servizio di posta)

Campi predefiniti email

In questa sezione vanno inseriti nell’ordine l’oggetto e il corpo dell’email con il messaggio predefinito da utilizzare. I testi sia dell’oggetto predefinito sia del corpo possono essere modificato all’atto dell’invio:

Bisogna porre particolare attenzione ad alcuni provider di posta come Gmail che utilizzano dei sistemi di sicurezza che non permettono di utilizzare la password predefinita per la casella di email per inviare la posta con un software di terzi (in questo caso il gestionale OK).

La risoluzione del problema sta nell’ottenere un password specifica per gestire questa attività che deve essere richiesta come segue:

  1. Accedere alla gestione dell’account (https://myaccount.google.com/)
  2. selezionare la tab a sx “Sicurezza”
  3. Nel riquadro Accesso a Google, controllare che sia attiva la Verifica in due passaggi
  4. Accedere al menù “Password per le app”
  5. Selezionare come app: “Posta” e come dispositivo “Computer Windows”
  6. Premere il pulsante blu “Genera”

La password creata è quella che dovrete usare per la posta anziché quella di default dell’account

A questo punto è sufficiente andare a utilizzare la nuova password nei Parametri mail che si trovano nel menù Generali-Impostazioni di base azienda.

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Come gestire la Gift card nel Garden Center

La gift card, o carta regalo, è uno fra gli strumenti sempre più utilizzati dai centri di giardinaggio italiani per cercare di aumentare la clientela del proprio negozio o aumentarne gli incassi. Il primo caso è tipico del cliente che vuol fare un regalo ad un amico o amica, egli acquista la carta regalo che permetterà ad un altra persona, potenziale cliente, di venire a spenderla nel garden. In questo modo se la proposta di assortimento e di prezzo avrà convinto il cliente, il punto vendita acquisirà un nuovo cliente. Il secondo caso, invece, riguarda la cessione della card ad un amico o a un familiare che è già cliente del garden center in questione. In entrambi i casi il punto vendita beneficerà di un aumento degli incassi. Il funzionamento della gift card è molto semplice e noto ai responsabili dei centri di giardinaggio: si emette una card precaricata con un importo che potrà essere speso nel punto vendita a determinate condizioni.

Per poter essere efficace la gift card dovrebbe essere gestita da un software in grado di controllarne la validità e il blocco non appena sia terminato il credito disponibile. Inoltre è indispensabile che la procedura software possa raccogliere e strutturare i dati del venduto in modo tale da offrire al proprietario o al direttore del centro uno studio puntuale degli effetti prodotti dalla carta regalo sui ricavi totali. Vediamo ora come tramite il software gestionale OK si possa gestire in maniera semplice, ma allo stesso tempo strutturata, la gift card.

CREARE UN’ANAGRAFICA DELLE GIFT CARD

La prima cosa da fare è inserire nell’apposito pannello i gruppi, o tagli, delle carte regalo. Ipotizziamo di voler creare almeno tre tipologie di carte:

1 – Card da € 25

2 – Card da € 50

3 – Card da € 100

Una volta creati i gruppi, si inseriscono le anagrafiche, assegnando ad ogni carta un codice che sarà poi stampato come bar code sul retro della tessera per agevolarne la lettura alla cassa.

A questo punto la card potrà essere posta in vendita e consegnata ai clienti. Nel momento in cui il cliente si presenterà con la card alla cassa, potrà utilizzarla come forma di pagamento per acquistare i prodotti voluti. Il software è in grado di accettare anche forme di pagamento miste nel caso in cui i prodotti comprati dai clienti generino uno scontrino di importo più alto del valore della carta. Vediamo negli esempi sotto cosa avviene concretamente all’atto dell’acquisto con una carta regalo:

ANALISI DEI DATI DEL VENDUTO

E’ interessante osservare come il flusso delle operazioni venga memorizzato dal software per essere messo a disposizione dell’analista dei dati sotto forma di statistica. Quante gift card sono state vendute? Qual è il taglio predominante? Quanti potenziali clienti si sono effettivamente trasformati in clienti acquisiti? Quanti ricavi hanno generato gli acquisti fatti con la carta regalo? A questi ed altri interrogativi il software si prepara a rispondere quando gli viene richiesta una statistica. Nell’esempio seguente si evincono i dati che si possono estrapolare dal gestionale OK riguardo allutilizzo delle carte regalo.

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Il “parcheggio” dello scontrino elimina la coda alla cassa

Spesso la gestione della coda alla cassa in un garden center nei periodi di “punta” è un elemento che può fare la differenza agli occhi del cliente. Se sei il responsabile di un punto vendita saprai che per rendere piacevole l’esperienza di acquisto dei propri clienti bisogna cercare di diminuire i tempi di attesa durante le operazioni di pagamento. E’ fondamentale dotarsi di un punto cassa in grado di emettere lo scontrino quanto più velocemente possibile e di gestire l’incasso dello stesso in tempi molto brevi. Ma non basta. Quante volte si assiste a situazioni di questo tipo: il cliente all’atto del pagamento si accorge di non avere preso anche lo spray che rende più lucide le foglie delle sue piante o quel antiparassitario, che forse era il motivo principale per cui si era recato nel punto vendita!

“Mi scusi ma oggi non so proprio dove ho la testa, ho dimenticato di prendere anche l’antiparassitario per la mia azalea! Mi dà un minuto, vado a prenderlo e torno subito.”

Peccato che la cassiera aveva già avviato lo scontrino ed era arrivata a leggere il codice a barre di quasi tuti i prodotti del cliente. Allora che fare?

Vediamo come per mezzo di un software gestionale specifico come OK è possibile parcheggiare lo scontrino in modo tale da continuare a servire gli altri clienti per poi poterlo richiamare una volta che il cliente ritardatario abbia fatto ritorno con il prodotto dimenticato. Esiste infatti una funziona che per mezzo di un apposito bottone parcheggia lo scontrino, ovvero prende la lista dei prodotti battuti fino a quel momento e la sospende in una sorta di “bolla temporanea”.

Una volta che il cliente ritorna in coda, l’operatore è in grado di richiamare lo scontrino fatto in precedenza e procedere con la chiusura del documento di vendita aggiungendo il nuovo prodotto.

Il software può sospendere più di uno scontrino e garantire all’operatore la riconoscibilità immediata dello stesso, grazie all’interfaccia del “parcheggio” che contiene i singoli conti e offre al cassiere una duplice visualizzazione: compatta ed estesa.

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L’App Giardy incontra i giardinieri 4.0 all’AIPV Day

Il 24 e 25 giugno 2022 si è svolto presso la Fondazione Minoprio l’AIPV Day, un momento di incontro tra le aziende che offrono servizi e prodotti per il settore verde e una variegata platea di professionisti del giardinaggio.

L’evento, che aveva come obiettivo la promozione di un’esposizione dedicata all’innovazione tecnologica, l’evoluzione tecnica e l’aggiornamento professionale ha visto la partecipazione di una platea di giardinieri molto interessata. E questo grazie anche alla formula molto apprezzata delle “prove su campo” tramite la quale i partecipanti potevano testare le attrezzature di loro interesse nelle aree dedicate. Questa modalità di partecipazione all’evento ha consentito agli avventori di provare anche i software di gestione e di progettazione che erano presenti alla manifetsazione.

In particolare l’app Giardy e il gestionale OK, presentati da RP Soft, hanno dato la possibilità ai giardinieri di verificare come sia possibile inserire nella loro attività uno strumento fondamentale come un software specifico per la gestione delle loro attività. I giardinieri avevano a disposizione i Qr-code da leggere per poter installare istantaneamente l’App Giardy sul loro smartphone oppure in alternativa potevano eseguire dei test su un terminale palmare che si trovava presso lo stand RP Soft.

Questo è stato particolarmente interessante per il fatto che i software “girano” su device mobili (smartphone, tablet, terminali palmari, ecc.) e offrono al giardiniere uno strumento adatto allo svolgimento delle operazioni che vanno dalla progettazione alla gestione del rapportino di lavoro compilato presso il cliente-cantiere. Il tutto poi viene integrato dalle postazioni fisse in ufficio che mediante il software OK offrono una gestione completa anche per quanto riguarda la fatturazione e la tenuta del magazzino.

Di seguito il contributo video realizzato dall’associazione

Per maggiori informazioni accedere a Giardy e gestionale OK

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Gestire l’autofattura con OK

In base al dispositivo di legge dettato dal DL 146/2001 approvato a dicembre 2021, dal primo luglio 2022 viene abolito l’esterometro ed entra in vigore l’obbligo di emettere autofattura, per le fatture estere ricevute, e inviarla allo sdi. Vediamo come gestire la creazione dell’autofattura con il gestionale OK. La gestione dell’autofattura richiede che siano soddisfatte le seguenti condizioni:

  1. creazione di un registro dedicato all’autofattura
  2. creazione di un causale di scarico “Autofattura”

1_Per creare un nuovo registro bisogna accedere al menù: GENERALI-IMPOSTAZIONI DI BASE AZIENDA–PARAMETRI VENDITE. Aggiungere il registro modificando il numero nella casella “Numero registri iva” e successivamente cliccare sul bottone “Imposta nome registro …..” e accedere all’anagrafica dei registri come indicato in figura.

A questo punto bisogna compilare TUTTI i campi presenti nell’anagrafica del registro con i propri dati aziendali.

2 – Per creare una causale di scarico nuova, accedere al menù ANAGRAFICHE-TABELLE Selezionare la tab “Tabelle di magazzino” e poi “Causali di scarico”. Inserire la nuova causale utilizzando il tastino + in basso. Questa causale non deve movimentare il magazzino

CREAZIONE AUTOFATTURA (Operazioni passive)

Per creare un’autofattura accedere al menù FATTURAZIONE-NUOVO DOCUMENTO FISCALE-NUOVA FATTURA IMMEDIATA

Si apre così la maschera dell’anagrafica del cliente dalla quale bisognerà selezionare l’anagrafica dell’azienda che emette l’autofattura (se stessi). Vedi esempio nell’immagine sottostante: il soggetto che emette l’autofattura è RP Soft Srl pertanto dovrà essere caricata come cliente la relativa anagrafica completa di codice sdi.

Inserire l’apposita causale di scarico magazzino creata in precedenza.

Successivamente selezionare il tipo documento  che per l’autofattura in questione sono i codici TD17-18-19, ecc.

ATTENZIONE!!: PER LA SELEZIONE DEL CODICE CORRETTO FARE RIFERIMENTO ALLA GUIDA ALLEGATA Guida_compilazione-FE_2022-02-04 dell’Agenzia delle Entrate.

Confermare il messaggio che spiega la successione delle operazioni. Dopo la conferma verrà mostrata la maschera dell’anagrafica fornitori dalla quale bisognerà selezionare l’anagrafica del fornitore. Se il fornitore non è stato caricato in precedenza procedere cliccando sul bottone “NUOVO”

E’ necessario indicare il prefisso della nazione davanti al numero della partita iva come indicato in figura:

A questo punto accedere al corpo del documento e compilare le varie righe combinando gli acquisti per aliquota iva. Ad esempio se ho ricevuto dal fornitore estero “Xyz” una fattura di € 1000,00 per l’acquisto di 10 diverse varietà di piante con iva al 10%, potrò fare una riga unica con l’indicazione che ho acquistato € 1.000,00 di piante con aliquota iva al 10% (vedi immagine esempio qui sotto).

Terminata la compilazione dell’autofattura è necessario generare il file Xml da inviare allo SDI, utilizzando il canale abitualmente impiegato per inviare le fatture di vendita.

L’invio delle autofatture elettroniche (allo stato attuale della normativa vigente – luglio 2022) emesse per le fatture di acquisto da soggetti esteri deve essere effettuato  entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono stati ricevuti i documenti.

Per visualizzare il fornitore delle autofatture è necessario attivare il campo “rif. Amministr.” cliccando con il dx del mouse sulla testata del campo “ragione sociale” e trascinando il il campo” rif. Amministr.” Nella posizione voluta.

Autofattura con OK
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