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Come salvare la posta elettronica da Outlook

La posta elettronica è un sistema di comunicazione che ormai diamo per scontato. Ma la sola installazione di un gestore di posta elettronica quale Outlook, Thunderbird, ecc., non basta per stare tranquilli sulla salvaguardia dei dati. Se lavori all’interno di un ufficio amministrativo saprai bene che la mole di informazioni che viene scambiata via email è veramente vasta. E la perdita di email può significare un gran bel guaio nella gestione dei dati all’interno dell’azienda. Stessa cosa dicasi per i dispositivi mobili: siamo talmente abituati a scambiare informazioni anche via posta dal nostro smartphone che lo diamo per scontato. la semplicità e l’immediatezza del nostro smartphone ci dà la sensazione che i dati siano sempre salvaguardati. Non è cosi.

Esistono fondamentalmente due modi per visualizzare la posta: via webmail e via gestore di posta elettronica su client. Nel primo caso basta accedere sul portale del fornitore che ci dà la posta (come Aruba, Register, ecc.) per poter inviare e ricevere messaggi . Nel secondo caso invece abbiamo bisogno di installare un software terzo che, tramite un protocollo che comunica con il server web, ci perrmettte di gestire la nostra posta elettronica. Ci sono due tipi di protocolli che di solito vengono impiegati allo scopo: POP3 e IMAP. Nel primo caso la posta viene fisicamente scaricata sul nostro dispositivo (pc, smartphone, ecc.), mentre nel secondo caso visualizziamo la posta sul server come se fosse uno specchio. Quando utilizziamo il protocollo POP3 stiamo in effetti salvando i dati sul nostro pc, pertanto dovremo preoccuparci del fatto che potremo avere dei problemi di perdita di dati solo se il nostro pc (hard disk) si “rompe”. Mentre utilizzando il protocollo IMAP anche la sola cancellazione di una email inavvertitamente può provocarne la perdita. A meno che il fornitore di posta non abbia un servizio di backup dobbiamo prendere in seria considerazione il salvataggio periodico dei dati per non incorrere in perdite che potrebbero risultare anche molto onerose.

Vediamo come copiare la nostra posta utilizzando il servizio di Outlook. Il primo passo è accedere ad Outlook e cliccare sul menù File-Apri ed esporta. Successivamente cliccare sul bottone “Importa / esporta”:

Seguire i passi indicati nelle figure seguenti:

Nell’ultimo passaggio bisogna indicare dove salvare il backup della posta

Terminata l’impostazione, cliccando sul bottone fine apparirà un’ulteriore maschera che offre la possibilità di indicare una password, necessaria poi per il ripristino

A questo punto si può avviare il salvataggio dei dati cliccando su “OK”

Esiste, infine, un altro metodo di copia “veloce” delle email contenute nella propria casella digitale ed è la copia della singola email in una cartella di Windows a nostra scelta. Questo metodo presenta il vantaggio di avere una cartella “esterna” al software di gestione della posta elettronica, ma può rappresentare uno svantaggio in caso di fughe di dati. L’operazione è molto semplice, basta posizionarsi sull’email che si vuole copiare e con il tasto destro del mouse eseguire una copia. Successivamente ci posizioneremo nella cartella, che avremo creato in precedenza per lo scopo, ed eseguiremo la funzione incolla con il tasto destro del mouse.

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Come inviare la posta dal gestionale OK

L’invio della posta elettronica con il software OK è una funzione integrata che permette all’operatore di inviare documenti (fatture, ddt, ordini, ecc.) direttamente dal gestionale. L’attività viene gestita dalle impostazione dei parametri generali nel menù Generali-Impostazioni di base azienda-Parametri mail

Vediamo nell’ordine i parametri da inserire:

Parametri server

server SMTP: è l’indirizzo del server per la posta in uscita del fornitore del servizio di posta elettronica (Aruba, Gmail, ecc.)

porta: qui bisogna indicare la porta da utilizzare per la posta in uscita (di solito per il protocollo di sicurezza SSL è 465 o 587). Questi parametri devono essere reperiti dal fornitore del servizio di posta.

usa SSL: indica se utilizzare o meno il potocollo di sicurezzaSSL (fortemente consigliato)

login e password: sono le credenziali di posta che solitamente si usano per spedire la posta (assegnate dal gestore del servizio di posta)

Campi predefiniti email

In questa sezione vanno inseriti nell’ordine l’oggetto e il corpo dell’email con il messaggio predefinito da utilizzare. I testi sia dell’oggetto predefinito sia del corpo possono essere modificato all’atto dell’invio:

Bisogna porre particolare attenzione ad alcuni provider di posta come Gmail che utilizzano dei sistemi di sicurezza che non permettono di utilizzare la password predefinita per la casella di email per inviare la posta con un software di terzi (in questo caso il gestionale OK).

La risoluzione del problema sta nell’ottenere un password specifica per gestire questa attività che deve essere richiesta come segue:

  1. Accedere alla gestione dell’account (https://myaccount.google.com/)
  2. selezionare la tab a sx “Sicurezza”
  3. Nel riquadro Accesso a Google, controllare che sia attiva la Verifica in due passaggi
  4. Accedere al menù “Password per le app”
  5. Selezionare come app: “Posta” e come dispositivo “Computer Windows”
  6. Premere il pulsante blu “Genera”

La password creata è quella che dovrete usare per la posta anziché quella di default dell’account

A questo punto è sufficiente andare a utilizzare la nuova password nei Parametri mail che si trovano nel menù Generali-Impostazioni di base azienda.

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Comunicare con le email

L’esistenza della posta elettronica è un dato ormai di fatto, scontato, che caratterizza quotidianamente la vita professionale, e non, di ciascuno di noi. Dotarsi di una casella di posta elettronica è diventata un’azione fondamentale per poter comunicare con altri interlocutori. Ma per poter essere uno strumento veramente efficace, soprattutto per le aziende, è indispensabile utilizzarlo con determinati accorgimenti e regole. In primo luogo è bene rispettare una certa regolarità nel verificare la propria casella di posta.

 

E’ inutile dire che ha poco significato comunicare il proprio indirizzo email ad altri interlocutori se poi la verifica della propria casella di posta viene fatta con cadenza quindicinale o mensile! Un’altra regola fondamentale da tenere presente quando si compone un’email è la sintesi. Non possiamo pretendere di utilizzare uno strumento “istantaneo” come l’email e poi tediare il nostro interlocutore con email chilometriche che potrebbero essere risolte con una telefonata. Bisogna inoltre saper osservare le regole della Netiquette evitando di infastidire il destinatario con messaggi che potrebbero anche essere considerati come spam. Due delle regole base dettate dall’etichetta si riferiscono ai seguenti comportamenti:

  1. non scrivere in maiuscolo in un intero messaggio, poiché ciò vorrebbe dire urlare nei confronti dell’interlocutore.
  2. Specificare sempre, in modo breve e significativo, l’oggetto (campo “subject”) del testo incluso nella mail.

Un altro ostacolo che spesso provoca disaffezione nell’utilizzo della posta elettronica è lo spam. E’ indispensabile dotarsi di un buon gestore di posta elettronica che sappia filtrare, con le dovute impostazioni, i messaggi spam che inondano ogni giorno le caselle di posta elettronica, garantendo una lettura “pulita” della propria casella email. La casella di posta elettronica avendo al suo interno il nome dell’azienda è una parte del biglietto da visita molto importante, pertanto a livello aziendale sarebbe meglio presentare caselle di posta con il nome a dominio aziendale registrato, ad esempio nome@miogarden.it, in alternativa a quelle gratuite in modo tale da evitare di visualizzare una mole di messaggi pubblicitari elevata e dimostrare all’interlocutore che riceve la nostra posta di avere attivato la registrazione di un dominio che difficilmente potrà cambiare nel tempo.

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