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Il software gestionale OK sul tablet

La crescente esigenza di mobilità degli addetti che operano nei punti vendita Garden Center ha incentivato le software house a sviluppare gli applicativi gestionali in ambiente “portatile”. La possibilità offerta da un software gestionale di compiere le operazioni quotidiane su un dispositivo come un tablet ha aperto nuovi orizzonti e potenzialità per gli imprenditori del verde. Anche il software gestionale OK ha intrapreso la strada del “mobile“, offrendo agli addetti ai lavori uno strumento completo per la gestione di tutte le attività della logistica in entrata e in uscita. Eseguire un carico di magazzino con relativa stampa di etichette, creare un ordine al fornitore o effettuare una vendita con emissione scontrino è ora possibile anche nella versione portatile, utilizzando un tablet di ultima generazione che monta windows 10. I vantaggi sono subito evidenti in quanto non è solo una parte dell’applicazione che “gira” su un dispositivo mobile come un tablet o uno smartphone, ma è l’intera procedura con tutte le sue funzionalità.

I POSSIBILI IMPIEGHI

La capacità del gestionale di svolgere la gamma completa delle operazioni logistiche offre nuove possibilità di utilizzo all’interno del Garden Center. Vediamone alcune:

“cassa  tematica”  all’interno  del  punto vendita: sempre più spesso all’interno del punto vendita si trovano delle aree tematiche dedicate a delle merceologie di supporto alla vendita “core” del negozio stesso. Molti centri giardinaggio, infatti, hanno cominciato a realizzare dei settori specifici dedicati ad esempio al bar, piuttosto che alla profumeria, ecc.. Delle piccole oasi all’interno della “shopping experience” dei propri clienti che richiedono l’impiego di dipositivi informatici per la loro gestione, senza ricorrere necessariamente a postazioni cassa tradizionali. In questo caso l’impiego di un tablet collegato con un registratore di cassa soddisfa appieno la suddetta esigenza, dando modo all’operatore di agire con un ingombro di spazio molto ridotto.

postazione cassa  esterna  al  punto  vendita  per  eventi  temporanei: vi sono centri di giardinaggio che pianificano durante l’anno la loro presenza in mostre mercato cittadine o di paese, durante le quali hanno l’autorizzazione per vendere i propri prodotti ai clienti avventori delle manifestazioni. Come creare una postazione mobile che, utilizzando i dati e le informazioni sui prodotti presenti nel negozio, offra la possibilità di vendere all’esterno del punto vendita e successivamente di aggiornare il database del negozio con i dati provenienti dalle vendite esterne? La procedura software OK consente di impiegare un tablet per realizzare una postazione cassa esterna e successivamente riportare automaticamente i dati nel server aziendale.

postazione  mobile  all’interno del  punto vendita  per  consultazione dei dati o  stampa  etichette: un’altra esigenza molto sentita dagli operatori del punto vendita garden center riguarda la possibilità di produrre etichette da apporre sui prodotti direttamente sullo scaffale e/o sul bancale. Qui la procedura mobile soddisfa appieno tale esigenza, ad esempio in fase di rettifica dei prezzi. L’addetto supportato da una postazione mobile collegata a una stampante a trasferimento termico di rete si reca direttamente vicino alle referenze e procede alla rettifica del prezzo e alla ristampa delle etichette.

Questi sono solo alcuni dei possibili impieghi della procedura gestionale OK sul tablet. Infatti una volta comprese le potenzialità offerte dal gestionale portatile si possono realizzare innumerevoli postazioni ambulanti in grado di dialogare con quelle fisse all’interno dellal rete aziendale.

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La flessibilità del software gestionale di cassa

La flessibilità del software gestionale che deve gestire il punto cassa di un garden center è uno degli elementi fondamentali utilizzati come metro di paragone nella scelta della procedura da installare alla cassa. Questa affermazione è quanto mai in linea con la nuova stagione florovivaistica 2014 ai blocchi di partenza. Infatti, mai come in questa “particolare congiuntura economica”, la ricerca di uno strumento software flessibile è molto sentita da parte dell’imprenditore florovivaista. La scelta del software gestionale deputato allo svolgimento delle operazioni di cassa va sempre più nella direzione di saper coniugare una più fluida esperienza d’acquisto dei propri clienti con la capacità della piattaforma gestionale di acquisire dei dati analizzabili in tempo reale per lo studio dell’andamento del punto vendita. Il tempo a disposizione per analizzare i dati, si sa è poco, e l’analisi si concentra nelle poche settimane della stagione commerciale primaverile, pertanto è necessario uno strumento di facile consultazione in grado però di garantire la completezza dei dati.

Inoltre il software rivela la sua essenza di flessibilità nel permettere all’operatore di cassa di portare a termine il conto del cliente anche in caso di “imprevisti” (codici a barre mancanti, etichette rovinate, referenze prive di etichetta, ecc.). In sintesi possiamo individuare tre qualità che caratterizzano il software gestionale flessibile:

  • interfaccia di facile leggibilità
  • possibilità di creare bottoni di vendita
  • gestione statistica immediata

La maschera di gestione ed emissione dello scontrino deve essere semplice e di facile manovrabilità. Le classiche funzioni di acquisizione del codice a barre e gestione del tipo di pagamento dovrebbero convivere all’interno di un ambiente colorato con caratteri leggibili. La leggibilità da parte dell’operatore è una caratteristica di indubbia importanza poichè da essa dipende la velocità da parte del cassiere di trovare le funzioni da utilizzare per svolgere le mansioni assegnategli. Un’altra caratteristica che domina l’intefaccia di un software specifico per la vendita al dettaglio di un centro giardinaggio è la possibilità di creazione di bottoni mobili per la gestione con il touchscreen. Molto spesso le procedure software per la cassa offrono dei bottoni standard già installati per la gestione, ad esempio, delle referenze stagionali(gerani, ciclamini, ecc.) e non danno la possibilità di crearne di nuovi. Al contrario una procedura flessibile costruita sulla base delle esigenze delle realtà florovivaistiche offre all’operatore la possibilità di creare nuovi pulsanti richiamando le referenze di interesse dal database aziendale. Pertanto l’interfaccia di gestione dello scontrino può variare su base stagionale presentando a seconda del periodo di riferimento le funzioni e i pulsanti che interessano in quel momento. Infine, ma non meno importante, la partita della flessibilità si gioca molto sul campo statistico, ovvero sulle analisi dei dati per definire le scelte commerciali e promozionali. Il software flessibile è in grado di fornire all’utente uno strumento statistico che coglie l’aspetto numerico del venduto, dell’acquistato e del costo del venduto stesso con semplicità. E siccome anche la presentazione dei dati vuole la sua parte, tale procedura deve essere in grado di presentare dati e grafici in modo completo e di facile lettura. In poche righe, infatti, il responsabile del garden center deve cogliere tutti quei dati utili alla disamina economica dell’andamento del punto vendita (venduto, acquistato, costo del venduto, marginalità, ecc.).

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Un approccio “GREEN” al sistema informativo

La tecnologia contenuta nel sistema informativo aziendale, così come i prodotti in genere, è soggetta all’ineluttabile legge del ciclo di vita. I dispositivi tecnologici che stanno alla base dell’impianto informatico di un’azienda florovivaistica, come per qualsiasi altra realtà organizzata, sono soggetti ad evoluzione. Ci può essere la necessità di modifica delle parti esistenti o espansione per l’aggiunta di nuovi componenti. Spesso, invece, si assiste alla realizzazione di sistemi informatici per la gestione del flusso informativo aziendale che dovrebbero avere, nell’obiettivo di chi li acquista, una durata “almeno decennale”. In effetti questa logica, a prima vista parsimoniosa, si scontra con tre elementi fondamentali: la velocità dell’evoluzione tecnologica, l’esigenza di mantenere il sistema vitale e performante nel tempo e l’approccio di riduzione degli sprechi energetici. In primo luogo l’ambiente altamente competitivo in cui operano le realtà dei centri giardinaggio, e in generale di tutta la filiera verde, obbliga gli imprenditori a dotarsi di sistemi sempre al passo con l’evoluzione tecnologica, onde evitare di rimanere “indietro” rispetto alla concorrenza. E’ inutile dotarsi di un computer con delle caratteristiche già obsolete per risparmiare qualche centinaia di euro, per poi inevitabilmente spenderne altrettanto in una sostituzione con un modello più avanzato in grado di espletare il compito assegnato.Inoltre, per mantenere le piattaforme software gestionali e i programmi applicativi in genere sempre aggiornati e dalle alte prestazioni, è necessario prevedere già dalla fase di progettazione di un sistema la sua eventuale espansione e la sostituzione dei componenti che via via diventano obsoleti. Prendendo ad esempio il punto vendita garden center è bene ricordare che il punto cassa deve sempre mantenere un’efficienza elevata pertanto periodicamente vanno riviste le casse i computer e i dispositivi di lettura dei bar-code per capire se la loro obsolescenza può minare la stabilità delle operazioni degli addetti alla cassa. Verrebbe da chiedere: ma se continuo a cambiare i pc, le stampanti e i dispositivi elettronici come faccio a salvaguardare l’ambiente? In effetti per quanto riguarda la capacità dell’industria hi-tech e dei componenti informatici molto è ancora da fare per ottimizzare il rapporto produzione-consumo-ambiente. E’ comunque già operativa la possibilità di ottenere, attraverso la corretta manutenzione e sostituzione dei componenti tecnologici di in sistema informativo, una riduzione degli sprechi energetici. Ad esempio esistono già da tempo delle etichette che connotano i prodotti informatici che sono in gradi di risparmiare sui consumi energetici come ad esempio “Energy Star”. Ancora. Nel mondo della stampa sia laser che a trasferimento termico si realizzano stampanti sempre più prestanti che hanno come caratteristica fondamentale il risparmio di energia nelle modalità stand-by (attesa). In sintesi è opportuno considerare la tecnologia di un sistema informativo come un investimento che si rinnova continuamente non già nell’ottica dello spreco, ma avendo cura di scegliere sempre quei dispositivi, siano computer, stampanti, touch screen per la cassa o altro, con un occhio alla capacità degli stessi di avere un impatto positivo sulla riduzione degli sprechi energetici a salvaguardia dell’ambiente.

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Gift card: uno strumento per fidelizzare

La Gift Card è la carta regalo personalizzata con l’immagine del punto vedita da offrire ai clienti che vogliono regalare un’esperienza d’acquisto presso il Garden Center. La duplice valenza di questo strumento è di fondamentale importanza per il punto vendita che vuole attrarre nuovi clienti, sfruttando ad esempio il periodo natalizio. Da un lato la card “obbliga” il cliente agli acquisti solo all’interno del punto vendita che la rilascia e dall’altro getta le basi per trasformare il cliente possessore della gift card in un cliente assiduo del negozio. Vediamo come funziona. Innanzitutto la Card viene caricata dell’importo che il Cliente del Garden Center è disposto a pagare per fare il regalo nel database aziendale, gestito dalla piattaforma software che governa le postazioni cassa. La tessera è dotata sul retro di un codice a barre che è associato ai dati del cliente (nome, cognome, indirizzo, interessi, ecc.). Una volta effettuato l’acquisto il possessore della card presenta la stessa all’operatore di cassa che, leggendo il codice a barre con il lettore apposito, scalerà l’importo acquistato dal conto del cliente. Terminato l’importo presente sul conto della card il cliente avrà la possibilità di scegliere se continuare le proprie esperienze d’acquisto presso il garden Center, richiedendo la carta fedeltà “classica”. Ovviamente tanto più il cliente sarà soddisfatto della frequentazione del punto vendita mentre era in possesso della Gift Card quanto più sarà invogliato a diventare un cliente fidelizzato di quel determinato punto vendita. Pertanto l’attivazione di una campagna gift card in determinati periodi dell’anno, o piuttosto durante tutto l’arco dell’anno, diventa uno strumento essenziale per acquisire nuovi clienti e poterli monitorare all’interno delle funzionalità specifiche offerte dal software gestionale. In questo modo è possibile conoscere, ad esempio, quanti e quali clienti che hanno ricevuto in dono la gift card sono poi diventati clienti fedeli al punto vendita.

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La gestione del cassetto in un click

La gestione degli incassi giornalieri per mezzo di un gestionale aziendale è un’operazione semplice anche se solitamente le viene attribuita un’importanza secondaria. Solitamente si tende a prediligere l’osservazione del cassetto a fine giornata, basandosi sul conteggio dei contanti e delle ricevute riguardanti le operazioni del p.o.s.. Ma come è possibile controllare il “traffico” degli incassi senza dimenticare eventuali prelievi? E ancora, come è possibile controllare, nelle realtà garden center medio-grandi i cambi turno delle cassiere? Un gestionale aziendale specifico per il punto vendita deve provvedere anche a creare un resoconto automatico delle operazioni di incasso in modo tale da fornire in qualsiasi momento una stampa aggiornata delle stesse. In sintesi la procedura, all’atto dell’emissione dello scontrino, deve registrare le operazioni di incasso suddividendole per contanti, p.o.s.: bancomat e carta di credito, e scontrini a credito. Quest’ultima voce all’apparenza in contraddizione con l’attività di un punto vendita garden center che incassa immediatamente le vendite realizzate, in realtà è essenziale per la tipologia di settore in cui opera un centro giardinaggio. Infatti dobbiamo tenere in considerazione che spesso le strutture dei garden center multi merceologici sono il risultato di una trasformazione imprenditoriale da piccola struttura floricola o vivaistica che ha saputo applicare un moderno layout e un’organizzazione efficiente in grado di fornire un’ampia varietà di prodotti per il verde. Al tempo stesso però sono rimaste in essere alcune consuetudini da parte dei clienti “storici” che pagano gli acquisti effettuati presso il punto vendita in momenti successivi. Ora risulta chiaro che per poter tenere sotto controllo una situazione del genere è necessario che lo scontrino emesso a questi clienti debba essere anche archiviato in modo tale da permettere la consultazione di un estratto conto. Un altro aspetto da considerare nell’attività di controllo sono gli eventuali prelievi e versamenti effettuati dal e verso il cassetto. Queste operazioni, soprattutto quelle di prelievo, sono estremamente delicate e devono essere gestite con la massima attenzione dalla procedura gestionale che le deve far figurare nel prospetto dove sono indicati anche gli incassi.  A questo punto le informazioni sono complete: contanti, p.o.s., credito, prelievi e incassi che sistemate in un apposito prospetto, che può essere stampato, forniscono un rapporto dettagliato sull’andamento del flusso giornaliero del cassetto. In particolare questo documento diventa di fondamentale importanza quando una cassiera effettua il cambio con quella del turno successivo. L’addetta deve consegnare al responsabile il contenuto del cassetto con allegato il foglio degli incassi per il controllo della corrispondenza con il contenuto della cassa.

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